Il n’est pas très difficile de voir la différence entre un événement bien organisé et un qui semble avoir été planifié à l’aveuglette. Même si les deux événements finissent par atteindre leurs objectifs, celui qui se déroule tout en douceur et sans anicroche est souvent le plus mémorable des deux, pour toutes les bonnes raisons. Au Centre Shaw, nous sommes conscients que les gens qui nous approchent ne possèdent pas tous de l’expérience en planification d’événements. Voilà pourquoi nous sommes ravis de leur apporter notre aide chaque fois qu’ils ont besoin d’un petit coup de pouce.

Plusieurs associations et sociétés n’ont pas les moyens d’embaucher un planificateur d’événements et de réunions, ou n’en ont tout simplement pas besoin. Conséquemment, ce travail atterrit souvent sur le bureau de quelqu’un qui ne possède pas l’expérience ou la formation adéquate. Sinon, certaines organisations choisissent d’embaucher un planificateur d’événements à l’externe, mais cela ne fait qu’augmenter le coût de l’événement tout en diminuant la possibilité pour l’organisation d’acquérir des compétences utiles qui pourraient combler de futurs besoins en matière de planification.

La liste d’éléments à prendre en compte lors de la planification d’un événement peut au premier abord être plutôt intimidante, indépendamment du niveau de complexité. Les invitations, la budgétisation, le choix de l’endroit, la négociation du contrat, le choix du moment, la nourriture et les boissons, les services audiovisuels, les inscriptions à l’événement, les permis, la décoration, les loisirs, le thème, la sécurité, les principaux conférenciers, les dispositions de voyage, la coordination des bénévoles, le transport, l’hébergement et le programme figurent tous parmi les éléments à tenir en compte. Évidemment, toutes ces facettes doivent être abordées dans le respect de la vision et du budget de la société organisatrice.

Manifestement, peu importe si vous préparez une petite réunion, une fête de Noël ou un congrès d’envergure, la planification d’un événement requiert un certain savoir-faire si vous souhaitez éviter d’être ensevelie sous une montagne de tâches à effectuer en temps opportun. Certaines personnes peuvent utiliser Google pour trouver de l’aide, mais les initiés ont l’habitude de s’adresser directement à des spécialistes. Ici, au Centre Shaw, où nous organisons plus de 500 événements par année, nous offrons tous ces services au même endroit. Nous possédons de vastes connaissances en planification d’événements et nous sommes prêts à vous aider.

Un gestionnaire de services événementiels dévoué vous accompagnera à chacune des étapes, sera à l’écoute de vos besoins et vous fera des suggestions pour faire de votre vision une réalité. Puisque notre organisation a passé plus de trente années à parfaire et à maîtriser l’art de créer des réunions et des événements, nous avons établi des relations avec des entreprises et fournisseurs de la région dont vous pouvez tirer profit.

Dans la même veine, nous sommes des spécialistes dans la résolution des problèmes qui surgissent souvent lors de la planification d’un événement. En tant qu’équipe, nous nous donnons comme principal objectif d’apprendre à connaître nos clients et leur marque de façon à pouvoir les aider à partager avec tous les participants de leur événement leur vision et leurs messages. Compte tenu des connaissances, de l’expérience et des ressources que nous possédons dans la préparation et la mise en œuvre d’événements, lorsque vous faites affaire avec le Centre Shaw, vous pouvez avoir la certitude que vous travaillez avec une équipe de professionnels dévoués qui sont des experts du secteur. Surtout, nous ne proposons jamais de « solutions toutes faites ». Au contraire, nous aimons aider nos clients à personnaliser, concevoir et diriger les moindres détails de leur événement afin d’en garantir la réussite. Nous sommes également réalistes, raison pour laquelle nous vous aidons aussi à élaborer des plans de secours pour que vous soyez prêts à faire face à toute situation imprévue.

Pour vous aider à rendre votre événement le plus mémorable possible, nous pouvons notamment vous aider à élaborer un menu sur mesure. Le chef Morden et son équipe savent faire preuve d’une créativité sans égal. Par exemple, ils ont mis au point un menu totalement végétarien pour l’événement d’une association de protection des animaux et ont intégré du chocolat à tous les mets d’un gala s’intitulant A Chocolate Affair. Dans le même ordre d’idées, nous sommes fiers du partenariat que nous avons établi avec Freeman pour tout ce qui touche à l’audiovisuel, au montage, à l’électricité et à la manutention de matériel et plus encore. Ils connaissent dans leurs moindres recoins nos installations et peuvent proposer des configurations qui ont fonctionné à merveille lors d’autres événements tenus par le passé. Mieux encore, ils travaillent sur place. Ainsi, si vous avez besoin d’assistance immédiate, ils ne sont jamais très très loin.

Vous pouvez avoir la certitude que le Centre Shaw ne se contentera pas de vous aider à planifier votre événement, il vous apportera toujours du soutien pratique pendant toute la durée de votre événement. Les chefs d’étage et les serveurs seront à votre disposition et veilleront à ce que votre événement se déroule tout en douceur. Ils mettront leurs connaissances à votre service pour vous aider à anticiper les besoins de vos invités. Que vous soyez un débutant ou un professionnel dans la planification d’événements, nous contribuerons au succès de votre événement.