Il ne fait aucun doute que les événements ont fait un retour en force au Centre Shaw et dans le secteur lui-même. Cependant, la pandémie a été un défi et a forcé le secteur des événements à changer. Nos gestionnaires d’événements sont en contact permanent avec nos clients, recueillant chaque détail pour gérer leurs événements. Nous nous sommes assis avec eux pour découvrir les tendances actuelles du secteur, les obstacles auxquels sont confrontés nos clients et les solutions que nous trouvons pour garantir le succès de leur événement.

Le retour à la normale

La pandémie a fait payer un lourd tribut à l’industrie du tourisme et de l’événementiel, qui a été l’une des industries les plus durement touchées au Canada et l’un des derniers secteurs à s’en remettre. Du point de vue de la planification, les restrictions en constante évolution ont été particulièrement difficiles à gérer. La majorité des restrictions ayant été levées, nous pouvons à nouveau nous réunir dans un environnement semi-normal.

Se sentir à l’aise pour se réunir avec des centaines de personnes peut sembler étrange après s’être habitué à la distanciation sociale et à d’autres restrictions ; à ce titre, nos gestionnaires d’événements ont remarqué que la participation aux événements peut être imprévisible. “Vous devez avoir une ligne de communication forte avec votre client”, dit Kyla Orr. “Les gens réalisent que leurs événements peuvent être à nouveau réalisé, et il y a beaucoup de changements et d’ajustements de dernière minute. Nous subissons également l’impact des problèmes de la chaîne d’approvisionnement mondiale, comme beaucoup d’autres entreprises. La COVID est toujours présent, ce qui signifie que les gens tombent malades juste avant un événement, ou qu’ils ne se sentent pas encore à l’aise pour se rassembler”. Kyla Orr affirme que c’est en ayant des conversations transparentes avec nos clients et en les conseillant sur les mesures de sécurité mises en œuvre que nous parvenons à résoudre ce problème. “Nous comprenons les impacts auxquels ils sont confrontés et nous voulons faire comprendre à nos clients que nous sommes dans le même bateau. Nous sommes proactifs et suivons nos clients dans les moindres détails pour leur inculquer nos délais et nos normes tout en faisant preuve de flexibilité et d’empathie.”

 Options de menu personnalisé

Une tendance que tous nos gestionnaires d’événements ont notée est l’augmentation des demandes de menus personnalisés. “Chaque groupe a des besoins qui lui sont propres”, explique Amanda Delorey. “Les demandes personnalisées sont une occasion pour le chef et son équipe de faire preuve de créativité.” Cependant, ces demandes s’accompagnent d’un coût supplémentaire. Amanda note également qu’il est préférable pour le client de choisir dans notre menu, car non seulement il bénéficie du meilleur rapport qualité-prix, mais aussi parce que, compte tenu des problèmes de chaîne d’approvisionnement qui touchent actuellement le secteur, les articles figurant dans notre menu sont les moins susceptibles d’être affectés.

Kyla Orr observe également des demandes similaires de la part de ses clients. “Comprendre la vision de nos clients et le thème de leurs événements et revoir notre menu pour les guider sur une base solide est l’objectif. Nous sommes heureux de modifier quelques éléments ici et là plutôt que le menu entier.” Kyla note également que “notre équipe fait également un travail fantastique pour s’adapter aux restrictions alimentaires afin de s’assurer que nos invités vivent une expérience agréable, quelle que soit leur restriction.”

Notre cuisine est dirigée par un chef primé, Patrick Turcot, qui a une passion pour l’approvisionnement en aliments et boissons de haute qualité. Notre menu est soigneusement élaboré avec la Sous-Chef Jennifer Sands ; ensemble, ils étudient les tendances mondiales mais s’approvisionnent localement. En visitant les fournisseurs locaux et en établissant des relations avec eux, ils offrent les produits les plus frais disponibles sur le marché actuel à un prix raisonnable.

Dépendance à la technologie

Avec le début de la pandémie, les événements se sont principalement déplacés virtuellement, mais lorsque les restrictions se sont assouplies, nous avons constaté qu’un événement hybride était la solution parfaite pour faire revenir les participants dans notre bâtiment et retrouver un sentiment de normalité. Aujourd’hui plus que jamais, nous nous appuyons sur la technologie pour organiser un événement hybride. Nous tirons parti de notre partenariat avec Encore Canada, responsable de l’exécution des composantes virtuelles. Nous veillons également à ce que le client communique avec son équipe bien avant l’événement pour s’assurer qu’il comprend les services offerts par Encore. Jawad Alami, notre coordinateur des services événementiels, nous a parlé de son expérience avec notre fournisseur interne : “C’est toujours du plus haut calibre, et nous n’accepterions rien de moins pour nos clients du Centre Shaw. Nous avons une norme, et ils la respectent ou la dépassent toujours.” Jawad ajoute que “… ils ont un bureau sur place, donc ils sont facilement accessibles pour nos clients et pour nous”.

 Nos gestionnaires d’événements ont remarqué que notre relation étroite avec Encore permet d’alléger le stress du client. Le fait que les deux professionnels travaillent côte à côte crée une synchronisation avec la composante audiovisuelle, et le gestionnaire d’événements s’assure que tous les détails sont couverts. “C’est une responsabilité partagée”, note Amanda Delorey. “Ce n’est pas seulement une question d’audiovisuel ; elle atterrit aussi dans mon assiette en tant que responsable des services événementiels, car il y a d’autres choses à prendre en compte lors de la création d’une production hybride. Les choses qui sont excellentes en personne ne se traduisent pas toujours bien en vidéo. Par exemple, vous pouvez avoir besoin d’un arrière-plan supplémentaire, d’un rideau de scène ou d’ajuster l’éclairage de la pièce. Ce sont toutes des choses que vous devez prendre en compte lorsque vous proposez une composante virtuelle.”

 

La durabilité est une pratique courante    

“La durabilité a le vent en poupe”, note Greg Giek. Il explique que les organisateurs de congrès sont tenus de montrer à leurs participants que des protocoles écologiques solides sont en place. “Il s’agit essentiellement d’une norme à ce stade. Les participants ne veulent plus d’articles à usage unique, et nous nous éloignons de cette idée dans un monde post-pandémique. Au lieu de cela, ils veulent voir des stations d’eau pour les bouteilles d’eau rechargeables et des articles qu’ils peuvent réutiliser.” Lors de l’organisation d’un grand événement, les déchets sont un facteur évident, et les clients veulent savoir ce que nous faisons de ces déchets. Greg nous dit que, lors des visites de sites ou des réunions pré-convention, ils discutent de la manière dont ces éléments peuvent être gérés et affirme que “… il s’agit d’éduquer le client afin qu’il puisse transmettre cette information à ses participants.” La durabilité est un pilier essentiel du Centre Shaw. C’est une chose que nous avons toujours prise au sérieux et que nous continuerons à concrétiser.

La santé et la sécurité restent au centre des préoccupations

Dans presque toutes nos réunions pré-convention, la santé et la sécurité restent un sujet d’intérêt. Nos planificateurs savent que leurs délégués demanderont quelles mesures seront mises en place et qu’ils ne viendront probablement pas si la santé et la sécurité ne sont pas une priorité. M. Giek note que nous allons au-delà de ce que le gouvernement provincial nous demande. “Nous avons des scanners UV pour les rampes d’escaliers mécaniques, c’est-à-dire une rampe entièrement guidée qui passe à travers les modules au fur et à mesure qu’elle se déplace, ce qui donne une exposition constante à la stérilisation par UV-C.” Il a également noté que “nous disposons d’un système d’ionisation bipolaire à aiguilles (NPBI) pour filtrer l’air dans nos ascenseurs et que nous avons installé des valves de chasse d’eau automatiques dans nos toilettes pour réduire les points de contact.” En plus de ces éléments, notre service d’entretien ménager utilise des pulvérisateurs électrostatiques Victory ainsi qu’un pulvérisateur à dos qui utilise un désinfectant pour nettoyer les zones difficiles à atteindre. Les articles de banquet à contact fréquent sont changés plus fréquemment, par exemple les pinces et les cuillères de service. Des stations de désinfection automatique des mains sont situées avant chaque poste de service. Ce sont là quelques-unes des mesures que nous prenons pour nous assurer que nous offrons le plus haut niveau de propreté. “Ces mesures ne sont pas obligatoires, mais nous voulons que nos clients se sentent à l’aise lorsqu’ils passent du temps dans notre bâtiment. Même quelque chose d’aussi simple que la signalisation dans l’ensemble du bâtiment contribue à promouvoir ces caractéristiques afin que nos participants se sentent à l’aise pour se réunir à nouveau”, explique M. Giek.

Nous avons également laissé à nos clients la liberté de choix pour leurs événements. Si le client souhaite imposer le port de masques ou d’autres restrictions, nous soutenons pleinement sa décision. Nous faisons preuve de flexibilité et nous accomodons les groupes dans les espaces prévus par le contrat.